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Elektronische Dokumente und Daten einfach und rechtswirksam schützen
22 Apr 2013

QuoVadis Signierungs- und Validierungsservice als Webdienst
Was Compliance Abteilungen oder auch ein IKS schon lange fordern, kann nun auf einfachste Weise und auch zeitnah realisiert werden

Wie stellen Firmen heute sicher, dass Daten oder elektronische Dokumente (z.B. PDF) und deren Inhalte auch nach Ablage nachträglich nicht mehr verändert werden können? Wie wird gewährleistet, dass die Datenintegrität (nachträgliches Anzeigen von Dokumentenänderung) tatsächlich nachgewiesen werden kann? Wie können Firmen rechtskonform elektronische Rechnungen via PDF und XML generieren und im Austausch mit ihren Partnern einfach übermitteln und archivieren? Wie wird sichergestellt, dass Geschäftsleitungs- oder Verwaltungsratsprotokolle nicht nachträglich manipuliert werden können – so gerade geschehen im Land Salzburg – und damit verbunden differenziertes Handeln ausgelöst wird und dadurch Schaden entsteht? Wird gewährleistet, dass elektronische Dokumente tatsächlich so bleiben wie sie einmal entstanden sind – und wie kann dies im Zweifelsfalle bewiesen werden?

QuoVadis Signierungs- und Validierungsservice
Genau diese Anforderungen können mit dem Signierungs- und Validierungsservice von QuoVadis auf einfachste Art und Weise – günstig und zeitnah - umgesetzt werden. Der Webservice unterstützt Firmen und Dienstleister beim rechtswirksamen elektronischen Signieren jeglicher Dateiarten – von Adobe PDF bis XML, ob in einer separaten Datei oder eingebettet.

Authentizität und Integrität von Dokumenten schützen
Mit der Implementierung einer elektronischen „Firmen“-Signatur werden die Authentizität und Integrität eines Dokumentes gegenüber dem Empfänger, Gesetzgeber wie auch Compliance Abteilung gewährleistet. Geschäftsprozesse werden mit dem QuoVadis Signierungs- und Validierungsservice wesentlich optimiert und können kostensenkend beschleunigt werden. Die Echtheit und Datensicherheit der Dokumente ist nachweislich garantiert.

Originaldokumente verlassen die Systemumgebung nie – Vertraulichkeit ist gewährleistet
Bei Einsatz des QuoVadis Signierungs- und Validierungsservices werden beim eigentlichen Signierungsprozess nur unlesbare Datenkomprimate (HASH-Werte) zur Signierung oder Validierung an den externen Dienst übergeben. Lesbare Original-Dokumente verlassen die Systemumgebung niemals. Zusätzlich wird der Zeitpunkt der Signatur mittels einem qualifiziertem Zeitstempel bestätigt. Über Sperrlisten können Signaturen auch ohne Internetanschluss überprüft werden.

Signaturen für eRechnung anbringen
Der QuoVadis Signierungs- und Validierungsservice signiert und validiert PDF oder auch UN/EDIFACT INVOIC Daten, egal ob sich eine oder mehrere Rechnungen in einer Datei befinden. XML Daten können jederzeit mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Zudem besteht die Wahl ob die Signatur in das XML File eingebettet werden soll oder ob sie einen Datensatz umschliessen soll.

Prüfung und Validierung – automatischer Prozessschritt
Die Validierung oder Zertifikatsprüfung zeigt schnell und einfach auf, ob Signaturen und die verwendeten Signaturzertifikate zum Zeitpunkt der Signierung gültig waren. Die Validierung informiert zusätzlich im Detail, ob ein qualifizierter Zeitstempel in der Signatur eingebettet ist. Die Prüfung und Validierung kann auch automatisiert ablaufen.

Signaturprüfberichte belegen die Signaturprüfung gegenüber externen Prüfern oder Compliance Abteilungen. Dabei stehen verschiedene Formate und Sprachen zur Auswahl. Einem Bericht können weitere individuelle Merkmale hinzugefügt werden oder geprüfte Dokumente werden mit dem Signaturprüfbericht in einem Portfolio PDF verbunden. Zudem bestehen Möglichkeiten, einem Prüfbericht das signierte Dokument und weitere Informationen als Annotation anzuhängen.

Einfachste Integration möglich
Der QuoVadis Signierungs- und Validierungsservice lässt sich problemlos und auf unterschiedliche Arten in eine bestehende Umgebung integrieren. Dem File Manager kann bekannt gegeben werden, wo die zu signierenden Dateien und die Anhänge im Filesystem gespeichert sind. Den Rest erledigt der Service im Hintergrund. Alternativ kann der QuoVadis Signierungs- und Validierungsservice über eine Webservice- oder SOAP-Schnittstelle angeschlossen werden. Dadurch ist es unkompliziert möglich den Service direkt mit einem individuellen ERP, CRM, DMS oder einem anderen System zu verbinden und danach Daten und Dokumente daraus direkt zu signieren oder zu validieren.

Voraussetzungen – praktisch keine
Je nach gewähltem Implementierungs- und Betriebskonzept, unterstützt der QuoVadis Signierungs- und Validierungsservice verschiedenste Plattformen und Betriebssysteme. Die Ansprache des Webservice erfolgt über einen gesicherten Internet-Zugang. Der QuoVadis Signierungs- und Validierungsdienst kann auf jeder Plattform betrieben werden, welche die Java-Betriebsumgebung unterstützt.

Kostenlos testen
QuoVadis bietet Interessenten die Möglichkeit, den Signierungs- und Validierungsservice über einen Demo-Account selbst zu testen.